深圳市全过程工程咨询研究会文秘档案工作管理制度

深圳市全过程工程咨询研究会（以下简称“本研究会”）文秘工作具体执行部门为本研究会秘书处，日常工作由秘书长负责。

第一条 秘书处工作职责

1、在秘书长领导下，负责本研究会的日常运作，落实和执行会员大会、理事会、常务理事会的各项决定，落实和执行本研究会年度工作计划。

2、根据会长指示，起草本研究会各项管理规章制度，经理事会（或常务理事会）审议通过后，负责执行与落实。

3、根据会长指示，起草本研究会年度工作计划和财务预算工作，经理事会（或常务理事会）审议通过后，负责执行与落实。

4、负责会员大会、理事会、常务理事会等各有关会议的文件准备工作及会议筹备组织工作。

5、负责本研究会的文件工作，做好本研究会文件的收发、起草、呈报和归档工作。

6、负责本研究会的年检工作，做好本研究会年检资料的编制、上报及备案工作。

7、负责本研究会的对外联系，做好接洽来访接待工作和上传下达工作。

8、负责本研究会各种文字、图像及其电子材料的整理、归档和保存工作。

9、负责本研究会网站的维护及信息更新工作。

10、负责建立理事会、常务理事会资料库，并负责与理事、常务理事、副会长及名誉会长的联系沟通工作。

11、完成理事会（或常务理事会）布置的其他工作。

第二条 秘书处工作准则

1、秘书处每个职能部门的工作人员都必须勤勉尽责、兢兢业业、认真努力、高效优质地完成本职工作。对于上级交办的任务，务必按期完成。

2、工作人员完成的每项工作的质量和效率，由直接上级领导严格把关：部门负责人对部门工作人员的任务完成效率和质量把关；秘书长要对所有部门工作任务完成的效率和质量把关。对于秘书处承担的任何工作任务及其完成的效率和质量，都不得推诿卸责、互相扯皮、敷衍了事。

3、凡上级布置的任务，无论是否能够按期保质完成，都必须及时向上级进行反馈；即使在执行中遇到了困难和问题，影响到完成任务的效率和质量，也必须及时向上级报告。秘书处要建立文件呈批、督办的流程和机制（实施细则），以保证对工作任务完成的效率和时间进行督查和督办。

4、秘书处虽然分设各个部门，工作有所分工，但是分工不分家，上级领导要求大家共同完成某项重大任务时，必须无条件服从领导，全心全意、保质保量地完成临时交予的各项任务。

5、秘书处所有工作人员都应该具有良好的品德和风范，应该具有做好全过程工程咨询事业的强烈责任感，具有能够听取各方面意见的虚怀若谷胸怀，具有一心为公、精诚团结的团队精神和具有谦虚谨慎、戒骄戒躁、努力学习、不断成长的行为操守。

第三条 档案管理制度

1、秘书处负责本研究会的各类档案的收集、整理和归档工作。

2、归档的文件材料要求完整、齐全、准确，并分类整理、立卷，归档材料应妥善管理，不得丢失或损毁。

3、归档范围

本研究会向登记管理机关提交的文件(包括本研究会向登记管理机关提出的重大事项报告；本研究会向登记管理机关提交的年检资料等)；

本研究会的章程和各项规章管理制度；

本研究会的计划、总结、年度工作报告及会员大会、理事会、常务理事会的会议记要；

本研究会会员大会、理事会、常务理事会成员的资料；

本研究会的工作计划、总结及年度工作报告；

本研究会的理财计划、资产负债表和财务报告；

本研究会的大事记以及反映重要活动事件的剪报、声像材料等；

本研究会各项目完结后需整理存档的全套相关资料；

9）本研究会其他重要文件。

第四条附则

本制度经理事会（或常务理事会）讨论通过后执行。

2、本管理制度需在执行过程中不断补充、修改和完善。

3、本制度的调整、补充和修改，需经理事会（或常务理事会）审议通过后方可执行。

4、本制度的解释权归理事会（或常务理事会）。

深圳市全过程工程咨询研究会

2021年1月29日

附件：

文件呈批处理表